I. Einführung

Diese Datenschutzrichtlinie (nachfolgend die „Richtlinie“) erläutert, wie Oetker Hotels und die Masterpiece Properties (Hotels) personenbezogene Daten von Bewerbern während des Bewerbungsprozesses über die Karriereseite (die „Karriereseite“) gemäß der Datenschutz-Grundverordnung verarbeiten.

In dieser Datenschutzrichtlinie erklären wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn:

1. Sie unsere Karriereseite besuchen (Sie sind ein „Besucher“)
2. Sie über unsere Karriereseite mit uns in Kontakt treten, ein Profil erstellen und Informationen über aktuelle oder zukünftige Stellenangebote erhalten (Sie sind ein „Interessierter Bewerber“)
3. Sie sich über unsere Karriereseite oder einen Drittanbieter für eine Stelle bewerben (Sie sind ein „Bewerbender Kandidat“)
4. Wir Informationen über Sie von anderen Parteien, Websites und Diensten sammeln, weil wir glauben, dass Ihr Profil für aktuelle oder zukünftige Stellenangebote interessant ist (Sie sind ein „Gesourcter Kandidat“)
5. Wir Informationen über Sie von unseren Mitarbeitern oder Partnern erhalten, weil diese glauben, dass Ihr Profil für aktuelle oder zukünftige Stellenangebote interessant ist (Sie sind ein „Empfohlener Kandidat“)
6. Wir Informationen über Sie von einem Bewerber erhalten, der Sie als Referenz angibt (Sie sind eine „Referenz“).

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt außerdem, welche Rechte Sie haben, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und wie Sie diese Rechte ausüben können.

Wenn wir in dieser Datenschutzrichtlinie den Begriff „Kandidat“ verwenden, beziehen wir uns auf alle Interessierten Bewerber, Bewerbenden Kandidaten, Gesourcte Kandidaten und Empfohlene Kandidaten, sofern nicht anders angegeben.

II. Verantwortlicher

Die juristische Person, bei der Sie sich beworben haben, Oetker Hotels und die Masterpiece Properties (Hotels), ist der unabhängige Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Unter bestimmten Umständen können Oetker Hotels und die Masterpiece Properties (Hotels) als gemeinsame Verantwortliche für spezifische Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Rekrutierungsaufsicht und strategischen Entscheidungsfindung auftreten.

III. Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Gemäß der geltenden Datenschutz-Grundverordnung, den lokalen Gesetzen und Praktiken können über die Karriereseite folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Alle Personen

• Geräteinformationen – Wenn Sie unsere Karriereseite besuchen, erfassen wir Informationen über Ihr Gerät, wie IP-Adresse, Browsertyp und -version, Sitzungsverhalten, Traffic-Quelle, Bildschirmauflösung, bevorzugte Sprache, geografischer Standort, Betriebssystem und Geräteeinstellungen/-nutzung.
• Technische und statistische Daten – Wenn Sie unsere Karriereseite besuchen, erfassen wir technische und statistische Daten über Ihre Nutzung der Seite, wie Informationen zu besuchten URLs und Ihrer Aktivität auf der Seite.
• Kommunikationsdaten – Wir erfassen und speichern Ihre Kommunikation mit uns, einschließlich der von Ihnen bereitgestellten Informationen. Dies kann den Inhalt von E-Mails, Videoaufzeichnungen, Nachrichten in sozialen Medien, Informationen in Ihrem Konto, Umfragen usw. umfassen.
• Kontaktdaten – Wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und physische Adresse.

Kandidaten

• Daten aus Interviews, Bewertungen und anderen Informationen aus dem Bewerbungsprozess – Wie Notizen aus Interviews, durchgeführte Tests und Gehaltsvorstellungen.
• Informationen in Ihrer Bewerbung – Wie Lebenslauf, Anschreiben, Arbeitsproben, Referenzen, Empfehlungsschreiben und Ausbildung.
• Informationen in Ihrem öffentlichen Profil – Das bedeutet Informationen, die wir aus öffentlichen Quellen zu Ihrer beruflichen Erfahrung sammeln, wie LinkedIn oder die Website Ihres aktuellen Arbeitgebers.
• Informationen von Referenzen – Das bedeutet Informationen, die wir von unseren Mitarbeitern oder Partnern erhalten, die Sie uns empfehlen, oder von Personen, die Sie als Referenz angegeben haben. Wenn Sie uns die Daten einer Referenz oder einer dritten Partei im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen, sind Sie dafür verantwortlich, die betreffenden Personen zu informieren und gegebenenfalls deren Einwilligung zur Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten an uns einzuholen.
• Alle anderen freiwillig im Bewerbungsprozess bereitgestellten Daten.

Es werden nur Daten erhoben, die angemessen, relevant und auf das für den Bewerbungszweck notwendige Maß beschränkt sind.

Die Pflichtfelder sind in den Formularen mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

Die oben genannten personenbezogenen Daten können aus verschiedenen Quellen stammen:

Alle Personen

• Von der Karriereseite. Wenn Sie unsere Karriereseite besuchen, erfassen wir technische und statistische Informationen über Ihre Nutzung der Seite sowie Informationen von Ihrem Gerät.
• Direkt von Ihnen. Die meisten Informationen, die wir über Sie verarbeiten, erhalten wir direkt von Ihnen, z. B. wenn Sie sich bei uns bewerben oder mit uns in Kontakt treten. Sie können jederzeit entscheiden, uns bestimmte Informationen nicht bereitzustellen. Einige personenbezogene Daten sind jedoch erforderlich, damit wir Ihre Bewerbung bearbeiten oder Ihnen die gewünschten Informationen bereitstellen können.
• Referenzen. Von der Person, für die Sie eine Referenz sind. Wenn ein Kandidat Sie als Referenz angibt, erfassen wir Ihre Kontaktdaten vom Kandidaten, um Sie kontaktieren zu können.

Kandidaten

• Aus öffentlichen Quellen. Wir können personenbezogene Daten über Sie aus öffentlichen Quellen sammeln, wie LinkedIn oder die Website Ihres aktuellen Arbeitgebers.
• Von unseren Referenzen. Wir können Informationen über Sie von unseren Mitarbeitern oder Partnern (z. B. Personalvermittlern) erhalten, wenn diese glauben, dass Ihr Profil für aktuelle oder zukünftige Stellenangebote interessant ist.
• Von Ihren Referenzen. Wenn Sie uns Referenzen nennen, können wir Informationen über Sie von diesen Personen sammeln.
• Daten, die wir selbst oder in Zusammenarbeit mit Ihnen erstellen. Informationen zu Ihrer Bewerbung und Ihrem Profil werden in der Regel von uns oder gemeinsam mit Ihnen während des Bewerbungsprozesses erstellt. Dies kann z. B. Notizen aus Interviews, Bewertungen und Tests umfassen.

IV. Purposes & Legal Basis for Processing

Die personenbezogenen Daten des Kandidaten können zu den unten aufgeführten Zwecken verarbeitet werden, in Übereinstimmung mit der angegebenen Rechtsgrundlage.

*Bitte beachten Sie, dass die in der obigen Tabelle angegebene Rechtsgrundlage je nach Land und den geltenden lokalen Gepflogenheiten und Gesetzen abweichen kann.

Virtuelle Interviews

Im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses können Kandidaten eingeladen werden, an virtuellen Interviews teilzunehmen. Während dieser Sitzungen können Oetker Hotels und die Masterpiece Properties (Hotels) personenbezogene Daten wie Audio-/Videoaufzeichnungen, Interviewnotizen und technische Metadaten (z. B. IP-Adresse, Gerätetyp) erfassen. Diese Daten werden ausschließlich für Rekrutierungszwecke verarbeitet, sicher gespeichert und nur mit autorisiertem Personal oder Dienstleistern unter Vertraulichkeitsvereinbarungen geteilt. Kandidaten behalten ihre Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen.

V. Weitergabe von Daten

Die personenbezogenen Daten der Kandidaten können an die folgenden Empfänger weitergegeben werden:

• Intern an die Personalabteilung und die einstellenden Manager sowie extern an die Personalabteilung und die einstellenden Manager der Masterpiece Properties (Hotels).

• Drittanbieter, die als Auftragsverarbeiter tätig sind (z. B. Rekrutierungsplattform, Persönlichkeitstests usw.), im Rahmen von Datenschutzvereinbarungen.

• Unternehmen, die Cookies auf der Karriereseite bereitstellen. Wenn Sie zustimmen, werden Cookies von anderen Unternehmen als uns gesetzt, die die durch diese Cookies erhobenen Daten gemäß ihrer eigenen Datenschutzrichtlinie verwenden. Informationen dazu finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

• Gesetzliche oder behördliche Stellen, wenn dies erforderlich ist. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an Behörden und andere öffentliche Stellen weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

• An Parteien, die an Gerichtsverfahren beteiligt sind. Wenn es erforderlich ist, um unsere Rechte zu schützen oder zu verteidigen, geben wir Ihre personenbezogenen Daten an öffentliche Behörden oder andere Parteien weiter, die an einem potenziellen oder bestehenden Gerichtsverfahren beteiligt sind. Dies kann beispielsweise bei Diskriminierungsklagen der Fall sein.

VI. Aufbewahrung von Daten

Die Daten der Kandidaten werden maximal 12 Monate ab dem Datum der Erstellung des Kandidatenkontos auf der Rekrutierungsplattform gespeichert, es sei denn, der Kandidat beantragt eine frühere Löschung. Bei Einstellung werden die personenbezogenen Daten des Kandidaten in die Personalakte übertragen. Der Lebenslauf des Kandidaten wird bis zu 12 Monate ab dem Datum der Kontoerstellung gespeichert – und nur mit vorheriger Zustimmung. In beiden Fällen muss der Kandidat, wenn er die Erlaubnis zur Speicherung seiner Daten für einen neuen Zeitraum von 12 Monaten verlängern möchte, die Schaltfläche „Erlaubnis verlängern“ in einer speziellen E-Mail anklicken.

Fragen und/oder Beschwerden von Kandidaten werden maximal 12 Monate ab dem Datum der Anfrage oder Beschwerde aufbewahrt.

Videoüberwachungsaufnahmen (CCTV) werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert, in der Regel 30 Tage.

Anfragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Ausübung von Datenschutzrechten werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt, in der Regel 12 Monate nach der Anfrage. Bei Widerspruch kann die Anfrage bis zu 3 Jahre gespeichert werden.

Für Zwecke im Zusammenhang mit vorgerichtlichen und gerichtlichen Verfahren werden Daten für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt.

VII. Datenübermittlung außerhalb des EWR

Da Oetker Hotels und die Masterpiece Properties (Hotels) internationale Unternehmen sind, können personenbezogene Daten von Kandidaten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen werden. Diese Übertragungen erfolgen nur, wenn:

• Das Empfängerland von der Europäischen Kommission als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt wurde.
• Geeignete Garantien vorhanden sind, wie z. B. Standardvertragsklauseln (SCCs), die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden.
• Die ausdrückliche Zustimmung des Kandidaten zur Übertragung vorliegt.

Oetker Hotels und die Masterpiece Properties (Hotels) stellen sicher, dass alle Datenübertragungen den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen und dass die personenbezogenen Daten der Kandidaten unabhängig vom Standort geschützt bleiben.

VIII. Sicherheitsmaßnahmen

Oetker Hotels und die Masterpiece Properties (Hotels) stellen sicher, dass die personenbezogenen Daten der Kandidaten geschützt sind und dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementiert werden, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust zu schützen.

IX. Rechte der Kandidaten

Kandidaten haben die folgenden Rechte, die durch die geltende Datenschutz-Grundverordnung garantiert werden und deren Umfang von der jeweils anwendbaren Datenschutzgesetzgebung abhängt:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit

Bitte beachten Sie, dass diese Rechte je nach anwendbarem Datenschutzrecht unterschiedlich sein können.
Die oben genannten Rechte sind im Abschnitt „Begriffsbestimmungen“ definiert.

Kandidaten können diese Rechte entweder direkt über die Karriereseite oder durch Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzteam unter folgender Adresse ausüben: privacy@oetkerhotels.com

X. Aktualisierungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie aktualisieren, um Änderungen gesetzlicher Anforderungen oder Rekrutierungspraktiken widerzuspiegeln.

XI. Begriffsbestimmungen

Datenschutz-Grundverordnung: Bezieht sich auf eine Reihe rechtlicher Rahmenbedingungen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten regeln, um sicherzustellen, dass die Datenschutzrechte der Einzelpersonen respektiert und geschützt werden. Diese Vorschriften umfassen unter anderem die EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und ihr britisches Pendant („UK GDPR“), den California Consumer Privacy Act („CCPA“) in den USA, das brasilianische Datenschutzgesetz („LGPD“) usw.

Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (nachfolgend „betroffene Person“ genannt).

Verarbeitung: Jeder Vorgang oder jede Vorgangsreihe, die mit personenbezogenen Daten durchgeführt wird, unabhängig davon, ob automatisiert oder nicht, wie Erhebung, Speicherung, Organisation, Anpassung, Abfrage, Nutzung, Übermittlung, Löschung usw.

Recht auf Auskunft: Ermöglicht einer betroffenen Person, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden, und Zugang zu diesen Daten sowie Informationen über die Verarbeitung (Zweck, Empfänger, Speicherfrist usw.).

Recht auf Berichtigung: Ermöglicht einer betroffenen Person, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen und unvollständige Daten zu vervollständigen.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Ermöglicht einer betroffenen Person unter bestimmten Bedingungen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Ermöglicht einer betroffenen Person, die Verarbeitung ihrer Daten vorübergehend einzuschränken.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Ermöglicht einer betroffenen Person, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.

Recht auf Widerspruch: Ermöglicht einer betroffenen Person, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen, wenn diese auf berechtigtem Interesse oder öffentlicher Aufgabe beruht.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Ermöglicht einer betroffenen Person, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.