I. Introduction

Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») explique comment Oetker Hotels et les Masterpiece Properties (ci-après « Hôtels ») traitent les données personnelles des candidats dans le cadre du processus de recrutement via le Site Carrière (ci-après le « Site Carrière »), conformément à la réglementation sur la protection des données.

Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons comment nous traitons vos données personnelles si :

Vous visitez notre Site Carrière (vous êtes un « Visiteur »)
Vous vous connectez via notre Site Carrière pour créer un profil et recevoir des informations sur des postes actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat connecté »)
Vous postulez à un poste via notre Site Carrière ou un service tiers (vous êtes un « Candidat postulant »)
Nous collectons des informations vous concernant auprès d’autres parties, sites ou services, car nous estimons que votre profil est pertinent pour nos postes actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat sourcé »)
Nous recevons des informations vous concernant de la part de nos employés ou partenaires, car ils estiment que votre profil est pertinent pour nos postes actuels ou futurs (vous êtes un « Candidat recommandé »)
Nous recevons des informations vous concernant d’un candidat qui vous mentionne comme référence (vous êtes une « Référence »).

Cette politique de confidentialité décrit également les droits dont vous disposez lorsque nous traitons vos données personnelles et la manière dont vous pouvez les exercer.

Lorsque nous utilisons le terme « Candidat » dans cette politique de confidentialité, nous faisons référence à chacun des Candidats connectés, postulants, sourcés et recommandés, sauf indication contraire.

II. Responsable du traitement

L’entité juridique à laquelle vous avez postulé, Oetker Hotels et les Masterpiece Properties (Hôtels), est le responsable indépendant du traitement de vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement. Dans certaines circonstances, Oetker Hotels et les Masterpiece Properties (Hôtels) peuvent agir en tant que responsables conjoints pour des activités spécifiques liées à la supervision du recrutement et à la prise de décision stratégique.

III. Types de données personnelles traitées

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, aux lois locales et aux pratiques en vigueur, les données personnelles suivantes peuvent être traitées via le Site Carrière :

Tous les individus

Informations sur l’appareil : si vous visitez notre Site Carrière, nous collectons des informations sur votre appareil, telles que l’adresse IP, le type et la version du navigateur, le comportement de session, la source de trafic, la résolution d’écran, la langue préférée, la localisation géographique, le système d’exploitation et les paramètres/utilisation de l’appareil.
Données techniques et statistiques : si vous visitez notre Site Carrière, nous collectons des données techniques et statistiques sur votre utilisation du site, telles que les URL que vous consultez et votre activité sur le site.
Données de communication : nous collectons et stockons vos communications avec nous, y compris les informations que vous avez fournies dans ces échanges. Cela peut inclure le contenu des e-mails, des enregistrements vidéo, des messages sur les réseaux sociaux, les informations ajoutées à votre compte, des enquêtes, etc.
Coordonnées : telles que votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse physique.

Candidats

Données issues des entretiens, évaluations et autres informations du processus de recrutement : telles que les notes des entretiens, les évaluations et tests réalisés, les exigences salariales.
Informations contenues dans votre candidature : telles que votre CV, lettre de motivation, échantillons de travail, références, lettres de recommandation et diplômes.
Informations issues de votre profil public : c’est-à-dire les informations que nous collectons à partir de sources publiques liées à votre expérience professionnelle, telles que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel.
Informations fournies par des références : c’est-à-dire les informations que nous recevons de nos employés ou partenaires qui vous recommandent, ou des personnes que vous avez indiquées comme références. Si vous nous fournissez les coordonnées d’une référence ou d’un tiers dans le cadre de votre candidature, vous êtes responsable d’informer les personnes concernées et, si nécessaire, d’obtenir leur consentement pour nous communiquer leurs données personnelles.
Toute autre donnée volontairement fournie pendant le processus de recrutement.

Seules les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour les finalités de recrutement seront collectées.

Les informations obligatoires sont signalées par un astérisque (*) sur les formulaires.

Les données personnelles mentionnées ci-dessus peuvent provenir de différentes sources :

Tous les individus

Depuis le Site Carrière : si vous visitez notre Site Carrière, nous collectons des informations techniques et statistiques sur votre utilisation du site, ainsi que des informations provenant de votre appareil.
Directement auprès de vous : la plupart des informations que nous traitons vous concernant nous sont fournies directement par vous, par exemple lorsque vous postulez à un poste ou vous connectez avec nous. Vous pouvez toujours choisir de ne pas nous fournir certaines informations. Cependant, certaines données personnelles sont nécessaires pour que nous puissions traiter votre candidature ou vous fournir les informations que vous demandez.
Références : auprès de la personne pour laquelle vous êtes une référence. Si un candidat vous mentionne comme référence, nous collecterons vos coordonnées auprès de ce candidat afin de pouvoir vous contacter.

Candidats

Sources publiques : nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant à partir de sources publiques, telles que LinkedIn ou le site web de votre employeur actuel.
Nos références : nous pouvons recevoir des informations vous concernant de nos employés ou partenaires (par exemple, prestataires de services de recrutement) lorsqu’ils estiment que votre profil est pertinent pour nos postes actuels ou futurs.
Vos références : si vous nous fournissez des références, nous pouvons collecter des informations vous concernant auprès d’elles.
Données créées par nous-mêmes ou en coopération avec vous : les informations relatives à votre candidature et à votre profil sont généralement créées par nous, ou en coopération avec vous, pendant le processus de recrutement. Cela peut inclure, par exemple, des notes d’entretien, des évaluations et des tests réalisés.

IV. Finalités et bases légales du traitement

Les données personnelles des candidats peuvent être traitées pour les finalités indiquées ci-dessous, conformément à la base légale correspondante :

*Veuillez noter qu’en fonction des pratiques locales et des lois applicables, la base légale indiquée dans le tableau ci-dessus peut varier selon le pays.

Entretiens virtuels
Dans le cadre du processus de recrutement, les candidats peuvent être invités à participer à des entretiens virtuels. Lors de ces sessions, Oetker Hotels et les Masterpiece Properties peuvent collecter des données personnelles, y compris des enregistrements audio/vidéo, des notes d’entretien et des métadonnées techniques (par ex. adresse IP, type d’appareil). Ces données sont traitées uniquement à des fins de recrutement, stockées de manière sécurisée et partagées uniquement avec des personnes autorisées ou des prestataires sous accord de confidentialité. Les candidats conservent leurs droits conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

V. Partage des données

Les données personnelles des candidats peuvent être partagées avec :

En interne : équipes RH et responsables du recrutement, et en externe avec les RH et responsables des Masterpiece Properties.
Prestataires tiers agissant en tant que sous-traitants (ex. plateforme de recrutement, outils d’évaluation de personnalité), sous contrats de protection des données.
Sociétés fournissant des cookies sur le Site Carrière : si vous y consentez, ces cookies sont déposés par des sociétés tierces qui utiliseront les données collectées conformément à leur propre politique de confidentialité. Vous trouverez plus d’informations dans notre Politique Cookies.
Autorités légales ou réglementaires si requis : nous partagerons vos données personnelles avec les autorités lorsque nous avons une obligation légale.
Parties impliquées dans des procédures judiciaires : si nécessaire pour protéger ou défendre nos droits, nous pouvons partager vos données avec des autorités publiques ou d’autres parties dans le cadre d’un litige (par exemple en cas de réclamation pour discrimination).

VI. Conservation des données

Les données des candidats sont conservées pendant 12 mois maximum à compter de la création du compte sur la plateforme de recrutement, sauf demande de suppression anticipée.
Si le candidat est embauché, ses données personnelles seront transférées dans son dossier administratif salarié.
Le CV est conservé jusqu’à 12 mois à compter de la création du compte, uniquement avec consentement préalable. Pour prolonger la conservation pour une nouvelle période de 12 mois, le candidat devra cliquer sur « Prolonger l’autorisation » via un email dédié.
Les questions et/ou réclamations des candidats sont conservées pendant 12 mois à compter de leur date.
Les enregistrements CCTV sont conservés pour la durée requise par la loi locale, généralement 30 jours.
Les demandes relatives à l’exercice des droits en matière de protection des données sont conservées pour la durée légale, généralement 12 mois après la demande. Les demandes d’opposition peuvent être conservées 3 ans.
Pour les besoins de précontentieux et contentieux, les données sont conservées pour la durée légale applicable.

VII. Transferts de données hors EEE

En tant qu’entreprises internationales, Oetker Hotels et les Masterpiece Properties peuvent transférer des données personnelles de candidats vers des pays hors de l’Espace Économique Européen (EEE). Ces transferts n’ont lieu que si :

Le pays destinataire est reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat.
Des garanties appropriées sont mises en place (ex. Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne).
Le candidat a donné son consentement explicite au transfert.

Oetker Hotels et les Masterpiece Properties veillent à ce que tous les transferts respectent la réglementation applicable et que les données personnelles des candidats restent protégées quel que soit leur lieu de traitement.

VIII. Mesures de sécurité

Oetker Hotels et les Masterpiece Properties mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, modification ou perte.

IX. Droits des candidats

Les candidats disposent des droits suivants, garantis par la réglementation applicable :

Droit d’accès
Droit de rectification
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Droit d’opposition
Droit à la limitation du traitement
Droit à la portabilité des données

Veuillez noter que ces droits peuvent varier selon la législation applicable.
Les droits mentionnés ci-dessus sont définis dans la section « Terminologie ».

Les candidats peuvent exercer ces droits directement via le Site Carrière ou en contactant l’équipe Protection des données à l’adresse suivante : privacy@oetkerhotels.com.

X. Mises à jour de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique afin de refléter des changements dans les exigences légales ou dans nos pratiques de recrutement.

XI. Terminologie

Règlement sur la protection des données : désigne l’ensemble des cadres juridiques régissant le traitement des données personnelles afin de garantir le respect et la protection des droits à la vie privée des individus. Ces réglementations incluent, sans s’y limiter, le Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE (« RGPD »), son équivalent britannique (« UK GDPR »), le California Consumer Privacy Act (« CCPA ») aux États-Unis, la Lei Geral de Proteção de Dados (« LGPD ») au Brésil, etc.
Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après « personne concernée »).
Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données personnelles, qu’elles soient ou non automatisées, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou la combinaison, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Droit d’accès : permet à une personne concernée d’obtenir la confirmation que des données personnelles la concernant sont ou non traitées et, le cas échéant, d’y accéder (dans un format compréhensible) et de connaître les modalités de traitement (finalité, destinataires, durée de conservation, etc.).
Droit de rectification : permet à une personne concernée d’obtenir la rectification des données personnelles la concernant qui sont inexactes, ainsi que de les compléter si elles sont incomplètes.
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : permet à une personne concernée, sous certaines conditions, d’obtenir l’effacement des données personnelles la concernant. La personne devra indiquer précisément quelles données elle souhaite voir effacées.
Droit à la limitation du traitement : permet à une personne concernée d’obtenir la limitation du traitement, c’est-à-dire de « geler » temporairement l’utilisation des données personnelles la concernant.
Droit à la portabilité des données : permet à une personne concernée de recevoir les données personnelles la concernant qu’elle a fournies à un responsable de traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ce droit permet de récupérer les données pour un usage personnel (par exemple, les stocker sur un appareil ou un cloud privé) et de les transmettre à un autre organisme, soit par la personne elle-même, soit directement par l’organisme détenteur des données, si ce transfert direct est « techniquement possible ».
Droit d’opposition : permet à une personne concernée de s’opposer à tout moment au traitement des données personnelles la concernant, lorsque ce traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relève de l’exercice de l’autorité publique, ou lorsqu’il est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée, y compris le profilage : permet à une personne concernée de ne pas être soumise à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (y compris le profilage) produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire.
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : permet à une personne concernée de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’État membre où elle réside habituellement, où elle travaille ou où la violation présumée a eu lieu, si elle estime que le traitement de ses données personnelles enfreint la réglementation sur la protection des données.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DU CANDIDAT